국민카드기업 카드 고르고 관리하는 방법

얼마 전 작은 법인의 경비 내역을 보니 같은 사무용품을 사면서도 직원마다 다른 카드로 결제하고 있었다. 월말에는 영수증을 모으느라 시간이 더 들었다. 국민카드기업 카드를 찾는 사업자라면 할인율부터 비교하기 쉽지만, 실제로는 누가 쓰고 누가 확인할지 먼저 정하는 편이 유용하다.

사업자 유형과 지출 방식부터 확인하기

KB국민카드의 기업카드는 개인사업자와 법인사업자가 각각 발급 가능한 상품을 확인해야 한다. KB국민카드 안내에는 개인사업자 대상 MyBiz Up 기업카드와 법인사업자 대상 ONE KB 기업카드 등이 구분돼 있다. 이름이 비슷해도 신청 대상과 서비스 조건은 상품마다 다르므로, 사업자 유형에 맞는 카드인지 먼저 확인할 필요가 있다.

그다음은 결제 주체다. 대표자 한 명이 재료비와 통신비를 결제하는 가게라면 카드 한 장으로 시작해도 관리가 어렵지 않다. 반면 직원 여러 명이 출장비나 소모품비를 쓰는 법인이라면 공용카드와 직원별 카드 중 어떤 방식이 지출 내역을 확인하기 쉬운지 따져봐야 한다. 카드 수가 늘수록 편리해질 수 있지만, 승인 권한과 사용 목적이 불분명하면 확인할 거래도 함께 늘어난다.

신용카드는 결제일까지 자금 운용에 여유를 줄 수 있고, 체크카드는 계좌 잔액 안에서 지출을 관리하기 쉽다. 어느 쪽이 적합한지는 혜택보다 월별 현금 흐름에 달려 있다. 매출 입금일보다 카드 대금 결제일이 빠른 사업장이라면 예상 지출액과 계좌 잔액을 함께 보는 것이 안전하다.

혜택은 실제 지출액으로 계산하기

기업카드 혜택을 비교할 때는 광고에 적힌 할인율을 그대로 예상 절감액으로 잡지 않는 편이 좋다. 전월 이용실적, 할인 대상 업종, 건당 적용 금액, 월간 할인 한도를 모두 충족해야 실제 혜택이 된다. 연회비와 해외 이용 수수료도 이용 방식에 따라 비용이 될 수 있다. 상품 설명서의 조건을 현재 지출 내역에 대입해야 한다.

예를 들어 주유비로 매달 40만 원을 쓰는 사업자가 있다고 하자. 주유 할인율이 높더라도 특정 주유소만 대상이거나 월 할인 한도가 작으면 체감액은 예상보다 낮다. 반대로 할인율이 낮아 보여도 자주 이용하는 가맹점에서 조건 없이 적용되는 카드라면 실제 절감액이 더 클 수 있다. 최근 3개월의 지출을 주유비, 온라인 구매, 출장비, 공과금처럼 나눈 뒤 각 상품의 적용 금액을 계산해 보면 차이가 드러난다.

특히 일회성 발급 행사와 카드의 상시 혜택은 구분해야 한다. 행사에는 신청 기간, 응모 여부, 직전 이용 이력 같은 조건이 붙을 수 있다. 첫해 예상 혜택만 보고 선택하면 다음 해의 비용 구조를 놓치기 쉽다. 반복되는 사업 지출에서 얼마나 혜택을 받는지가 더 오래가는 판단 기준이다.

발급 뒤에는 한도와 권한을 설정하기

카드를 받은 뒤에도 설정할 일이 남는다. KB국민카드 기업회원 안내에 따르면 법인 홈페이지에는 전체 부서를 관리하는 총괄관리자, 특정 부서를 관리하는 부서관리자, 특정 카드의 정보를 관리하는 카드관리자 권한이 있다. 회계 담당자가 모든 카드를 확인해야 하는지, 부서별 담당자에게 일부만 맡길지 업무 방식에 맞춰 권한을 정할 수 있다.

한도도 같은 방식으로 생각하면 쉽다. 월 출장비가 보통 50만 원인 직원에게 500만 원 한도를 줄 이유는 많지 않다. 다만 한도가 너무 낮아 예정된 업무 결제가 막히지 않도록, 평소 지출과 예외적으로 큰 지출을 나눠 기준을 세우는 것이 좋다. KB국민카드 안내에는 기업 전체, 부서, 카드별 한도 관리 기능이 소개돼 있다. 실제 변경 가능 범위와 인증 방식은 기업회원 상태에 따라 확인해야 한다.

온라인 결제를 자주 한다면 카드 등록 방식도 미리 점검할 만하다. KB국민카드의 기업카드 안내에 따르면 공용카드와 개별카드를 KB Pay에 등록해 온라인 가맹점에서 사용할 수 있으며, 카드 유형에 따라 인증번호를 받는 사람이 다르다. 담당자가 바뀌었는데 등록 정보가 예전 담당자에게 남아 있으면 결제 과정이 지연될 수 있다. 인사 이동 때 카드와 담당자 정보를 함께 확인하는 이유다.

이용 내역과 세무 자료를 함께 관리하기

기업카드를 쓰면 결제 기록을 한곳에서 확인하기 쉬워지지만, 카드 사용 자체가 모든 지출의 세무 처리를 끝내 주지는 않는다. 개인사업자는 국세청 홈택스에 사업용 신용카드를 등록할 수 있다. 국세청 안내에 따르면 법인 명의 신용카드는 별도 등록 절차가 없다. 개인사업자는 카드 발급 후 등록 상태를 확인하고, 신고할 때 카드사 이용 내역과 홈택스 자료를 대조하는 편이 좋다.

가령 사업용 카드로 사무실 물품 11만 원을 결제했다고 해서 부가가치세 1만 원이 언제나 공제되는 것은 아니다. 실제 사업 관련 지출인지, 거래 상대방과 증빙이 요건에 맞는지, 공제 제외 거래는 아닌지를 확인해야 한다. 개인적인 식비나 가사 지출을 같은 카드로 결제했다면 이를 사업 비용으로 섞지 않아야 한다. 국세청도 사업용 카드의 사적 사용액을 매입세액에 포함하는 사례를 주의 대상으로 안내한다.

매달 한 번씩 카드별 승인 내역과 영수증, 취소 거래를 맞춰 보면 신고 시점의 부담이 줄어든다. 직원에게는 결제 직후 사용 목적을 남기게 하고, 담당자는 누락된 증빙과 중복 입력을 확인하면 된다. 카드의 가치는 할인액뿐 아니라 지출을 설명할 수 있는 기록에도 있다. 사업 규모가 커질수록 잘 맞는 상품 한 장보다 일관된 사용 규칙이 더 큰 차이를 만든다고 본다.